圖片來源：圖蟲創(chuàng)意

數(shù)據(jù)化時代，能夠掌握大量的信息很重要，但是管理并且讓信息發(fā)揮出更大的價值更為重要。在教育培訓機構中，往往會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如果能對這些數(shù)據(jù)實現(xiàn)有效的管理，就能在市場中占據(jù)有利的位置。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，SAAS的廣泛應用，商業(yè)數(shù)字化基礎設施越來越完善，各種數(shù)字化管理工具門檻也越來越低。

作為教培機構，要適應市場，適應信息觸角越來越多的信息時代，業(yè)務管理數(shù)字化勢在必行，逃無可逃！那么該選什么樣的工具，怎樣有效的實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理來實現(xiàn)降本增效的目標呢？

筆者調(diào)研過400多份機構數(shù)字化管理工具使用狀況，分析總結，一個符合教培機構的數(shù)字化管理工具要有效的驅(qū)動機構的業(yè)務，至少要具備以下特征：

• 能夠從大盤層面宏觀了解機構的運營狀況，了解機構在行業(yè)所處的位置；

• 能夠?qū)撛诘倪\營風險進行預測，提前預警，為機構提供足夠應對風險的時間和資源；

• 能夠突出關乎機構運營生死的核心運營指標，能夠直接反應機構營收、人員、資源、課程、服務質(zhì)量等業(yè)務問題；

• 能夠多維度的微觀描述業(yè)務結果原由，洞悉業(yè)務規(guī)律和發(fā)展趨勢，為具體業(yè)務提供優(yōu)化依據(jù)。

作為教培機構的經(jīng)營者，首先，需要能夠從大盤層面宏觀了解機構的運營狀況，了解機構在行業(yè)中的位置，把脈機構健康度，對癥下藥給出指導方案。

機構診斷（運營規(guī)范部分）

機構的宏觀運營健康情況可以考慮從財務狀況、運營規(guī)范、課程接受度、團隊穩(wěn)定性、學員成長性5大維度指標進行加權度量，采用統(tǒng)一的加權值進行衡量。

財務狀況：直接體現(xiàn)機構的經(jīng)營流動性和盈利能力，可以用毛利、銷售額、轉結課費三個指標來進行加權度量；

運營規(guī)范：直接反應機構運營過程中的效能和規(guī)范，可以用滿班率、系統(tǒng)使用率、老師上課出勤率、老師作業(yè)評價率、環(huán)境綜合評分等五個指標進行加權度量；

課程接受度：直接體現(xiàn)機構的課程受歡迎程度，可以用退費率、續(xù)課率、轉介紹率、學員出勤率四個指標來進行加權度量；

團隊穩(wěn)定性：直接反應機構運營過程中的效能和規(guī)范，可以用新增員工、離職率、平均工齡、機構成立年數(shù)、老師平均評分等五個指標進行加權度量；

學員成長性：直接反應機構的可持續(xù)性，可以用新增學員、退費學員、結課學員、平均學習時長、學員平均得分、學員作業(yè)完成率等五個指標進行加權度量。

機構運營過程中各種業(yè)務在開展過程中，都存在著潛在但可以通過精細化的數(shù)據(jù)運營來進行風險預測的，提前預警，未雨綢繆，為機構提供足夠應對風險的時間和資源。

預警提醒（部分示例）

預警提醒的基本邏輯，其背后是一系列的事件觸發(fā)器，當業(yè)務達到某個風險閾值，系統(tǒng)進行預警提醒，機構運營過程中，常見的風險預警主要有：

欠費預警：通過對學員上課課時、課費的監(jiān)測，對達到設定閾值的學員進行欠費預警提醒，相關工作人員可以及時跟進欠費預警學員，提高營收額；

學員流失預警：通過對學員的出勤、上課表現(xiàn)、作業(yè)作品表現(xiàn)、老師互動等維度的監(jiān)測，對達到設定閾值的學員進行學習積極性的預測預警，對異常學員安排及時跟進，防止學員流失；

老師流失預警：通過對老師的出勤、系統(tǒng)登錄情況、與學員互動情況、刪除信息等行為的監(jiān)測，對達到設定閾值的老師進行及時了解，以防老師流失給機構造成損失；

收費異常預警：對學員繳費結果進行監(jiān)測，對正常繳費的訂單進行預警提醒，管理者能及時發(fā)現(xiàn)收費異常問題，及時補救，提高家長滿意度；

物品臨期預警：通過對采購物品有效期的監(jiān)測，對達到設定閾值的物品有效期進行臨期預警，對臨物品進行提前處理（作為營銷或者公益活動獎品發(fā)放），以防造成過期浪費；

物品不足預警：通過對采購物品入庫數(shù)量的監(jiān)測，對達到設定閾值的物品庫存數(shù)量進行臨期預警，對即將用完的物品進行提前補給，不至于出現(xiàn)供應臨時短缺的情況；

活動效果不達標預警：通過對營銷活動效果指標進行實時監(jiān)測，對低于設定閾值的活動效果指標進行預警提醒，活動相關負責人可以提前介入調(diào)整活動目標節(jié)奏；

招生未滿班提醒：通過對新開班級的招生數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)測，對設定招生時間內(nèi)的招生數(shù)量低于設定閾值的班級進行預警提醒，以便班級負責人及時調(diào)整招生策略。

機構運營過程中，業(yè)務交織的比較多，涉及到的數(shù)據(jù)指標也會隨著業(yè)務規(guī)模的擴大變得越來越繁雜，作為運營者，不能眉毛胡子一把抓，我們需要把握核心運營指標，能夠直接反應機構營收、人員、資源、課程、服務質(zhì)量等業(yè)務問題的。

以此來作為業(yè)務調(diào)整的依據(jù)，以實現(xiàn)降本增效，實現(xiàn)業(yè)務穩(wěn)步發(fā)展的目的。

核心運營指標

關乎機構生死存亡的核心指標概括為：

• 人均營業(yè)額=收入/員工數(shù)（銷售員工數(shù)），直接反應團隊成員的人均銷售能力，管理人員可以通過該指標來平衡人員數(shù)量及質(zhì)量；

• 人均利潤=總毛利潤/員工數(shù)，直接反應團隊成員的人均凈賺錢能力，直觀了解機構員工的價值水平；

• 管理人員可以通過這兩個指標來平衡人員數(shù)量及質(zhì)量；

• 營收坪效=營業(yè)額/校區(qū)面積，表現(xiàn)為校區(qū)單位面積產(chǎn)生的營收額，反應了校區(qū)的空間利用效率，管理人員以此作為調(diào)整機構校區(qū)空間大小的依據(jù)；

• 學員坪效=學員數(shù)/校區(qū)面積，表現(xiàn)為校區(qū)單位面積的學生數(shù)，反應了校區(qū)單位空間學員使用率，管理人員以此作為機構招生名額及招生節(jié)奏的依據(jù)；

• 客單價=課程銷售額/報名學員數(shù)，表現(xiàn)為學員人均消費額，反應了學員在一段時間內(nèi)在校區(qū)的人均消費額，管理人員以此作為機構招生過程中對學員營銷尺度的依據(jù)；

• 均單價=課程銷售額/課程銷售訂單數(shù)，表現(xiàn)為訂單的均消費額，反應了學員在一段時間內(nèi)在校區(qū)的每個訂單的均消費額，管理人員可以此作為機構訂單價格調(diào)整的依據(jù)；

• 課時均價=課程銷售額/課時數(shù)，表現(xiàn)為機構每個課時的均售賣價格，反應家長對單課時課程所支付的費用，管理人員可以此作為機構課時價格調(diào)整的依據(jù)；

• 課時成本=總成本/老師上課課時數(shù)/滿班學員數(shù)，表現(xiàn)為機構每上一節(jié)課，每服務一名學員上一課時課，所需要花費多少成本。反應學員上課單課時的成本，管理人員可以此作為上課老師上課成本調(diào)整的依據(jù)；

• 課次成本=本總成本/老師上課次數(shù)，表現(xiàn)為機構上一次課的課所需要的成本，反應排課的合理性，管理人員可以此作為排課時長調(diào)整的依據(jù)；

• 轉介紹率=轉介紹報名數(shù)/總報名人次，表現(xiàn)為家長介紹來的報名學員在總報名學員中的占比，反應家長對機構的認可度，管理人員可以此作為激勵家長的依據(jù)；

• 續(xù)費率=續(xù)費報名人次/總報名人次，表現(xiàn)為學員的再次報名量在總報名量中的占比，反應學員對課程對老師的認可度，管理人員可以此作為重點課程和老師調(diào)整的依據(jù)；

• 滿班率=滿員班級數(shù)/總班級數(shù)，表現(xiàn)為滿員班級的占比，反應機構的計劃和招生水平，管理人員可以此作為班級學員數(shù)量調(diào)整的依據(jù)；

• 出勤率=實際到課堂量/應到課堂量，表現(xiàn)為學員上課到課占比，這是教學過程中對學員最基本的行為要求，反應學員上課的積極性，管理人員可以此作為上課規(guī)則和激勵調(diào)整的依據(jù)；

• 退課率=退費學員/全部學員，表現(xiàn)為學員未上完課中途退費退學的占比，反應了學員對上課過程的不滿意，管理人員可以此作為老師、課程、機構環(huán)境等綜合調(diào)整的依據(jù)；

• 老師平均評分=∑學員每次評價老師評分/∑評價老師人次，表現(xiàn)為學員對老師的綜合打分，反應了學員對老師的滿意度，管理人員可以此作為老師水平和業(yè)績評估的依據(jù)。

機構運營過程中，通常不同的員工對應有相應的職能，工作過程中需要關注相應職能范圍的業(yè)務數(shù)據(jù)。具體的業(yè)務數(shù)據(jù)分析時需要從時間（時間長度）、空間（校區(qū)）兩個維度對比查看，沒有對比的結果是沒有意義的分析。

微觀業(yè)務分析

機構的相關職能，及職能范圍內(nèi)的微觀數(shù)據(jù)查看，通常可以劃分為：

教務：作為機構/校區(qū)的綜合部門，關注的信息比較多，需要重點了解校區(qū)的學員分布、課消進度、家?；忧闆r

• 學員分布分析，了解學員不同階段狀態(tài)的學員分布，與人口屬性、課程關聯(lián)統(tǒng)計的分析畫像，全面掌握學員的屬性，為學員結構和招生優(yōu)化提供依據(jù)；

• 課消進度分析，從班級、老師、學員維度了解校區(qū)的消課進度，為消課效率優(yōu)化提供依據(jù)；

• 家校互動分析，了解學員和老師間的互評，及時發(fā)現(xiàn)師生問題。

老師：主要需要關注統(tǒng)計時間段內(nèi)學員的出勤統(tǒng)計，掌握學員的上課動態(tài)，以便更好的督促跟進學員學習；

財務：主要需要關注統(tǒng)計時間段內(nèi)校區(qū)的收入、支出統(tǒng)計，了解資金流水的去向，為機構成本優(yōu)化，營收升級提供決策依據(jù)；

銷售：需要了解統(tǒng)計時間段內(nèi)銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，掌握什么類型的什么課程賣的比較好，報名的學員的來源渠道是哪些，哪些效果表現(xiàn)的好。作為管理者，通常還需要了解各校區(qū)、各部門、具體銷售人員的業(yè)績目標實現(xiàn)情況。作為后續(xù)產(chǎn)品、人員結構優(yōu)化的依據(jù)；

市場：需要了解統(tǒng)計時間段內(nèi)營銷活動的數(shù)據(jù)分析，掌握什么類型的什么活動的投入產(chǎn)出效果，為后續(xù)的營銷招生活動提供決策依據(jù)；

采購：需要了解統(tǒng)計時間段內(nèi)物品物料的統(tǒng)計分析，掌握個物品的來龍去脈，以及采購成本的構成，為機構采銷調(diào)配提供依據(jù)；

校長：作為校區(qū)的管理者，需要為校區(qū)的經(jīng)營成本、業(yè)績等負責，需全方位關注所在校區(qū)的以上所有業(yè)務數(shù)據(jù)，如果機構管理者夠開明，還會開放兄弟校區(qū)的數(shù)據(jù)供其對比分析；

作為機構老板通常需要關注核心的營收數(shù)據(jù)外，還會根據(jù)需要查看其它的細分業(yè)務，如果是多校區(qū)，還要能看到與各個校區(qū)的情況；

PS：以上職能范圍的描述，僅為個人舉出的一個事例。線下教培機構實際的管理模式千變?nèi)f化，不同的垂直細分，不同的組織形態(tài)，對應的職能劃分也是千差萬別的，機構完全可以根據(jù)自己的實際需要來安排微觀數(shù)據(jù)指標的查看職能范圍。

數(shù)據(jù)化運營做好了，結果很美好，能夠數(shù)據(jù)可視化的從不同層面不同視角了解把握業(yè)務情況，宏觀大盤了解機構運營的健康水平，微觀描述業(yè)務結果原由，洞悉業(yè)務規(guī)律和發(fā)展趨勢，能為經(jīng)營決策提供指導，真正實現(xiàn)降本增效，實現(xiàn)業(yè)務穩(wěn)步發(fā)展的目的。

但是，要想取到理想的數(shù)據(jù)驅(qū)動結果，前提是數(shù)據(jù)要有來源，需要精細化運營過程中不斷產(chǎn)生數(shù)據(jù)。

*作者介紹：Reuter，知乎專欄：關于CRM的那些事，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家，自詡數(shù)據(jù)分析思維做產(chǎn)品的PM。善以數(shù)據(jù)分析思維做解析產(chǎn)品業(yè)務需求，完成產(chǎn)品實現(xiàn)。

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